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Posta elettronica tutto-fare?
No grazie, alla gestione dei processi ci pensa il DMS

I tuoi processi aziendali sono sotto controllo nel modo più oppurtuno?

La posta elettronica è l’unico strumento aziendale che utilizzi per comunicare, condividere documenti e richiedere azioni da parte degli utenti?

Sicuro che sia ancora lo strumento giusto?

Soprattutto in questo ultimo periodo, in cui i collaboratori hanno cambiato il loro approccio di lavorare, imparando a collaborare e ad interfacciarsi sempre più virtualmente con i colleghi, tracciare i processi aziendali e migliorare la comunicazione interaziendale sono diventate delle priorità.

Al fine di soddisfare queste esigenze in modo rapido e senza ulteriori investimenti, le aziende sono corse ai ripari utilizzando lo strumento che ciascun utente ha a disposizione e che quotidianamente utilizza: la posta elettronica. Molto spesso, infatti, questo potente mezzo viene utilizzato non soltanto per comunicare ma anche per condividere documenti statici o per gestire file da parte di più utenti.

Utilizzare solo la posta elettronica può quindi sembrare la chiave più semplice per rispondere alle molteplici esigenze degli utenti, ma in realtà le problematiche, specialmente quelle legate alla gestione dei processi aziendali, sono dietro l’angolo… eccone alcune:

  • tener traccia delle modifiche effettuate da ciascun utente: quando è stata fatta da un utente una determinata operazione?
  • determinare le operazioni che ciascuno di noi è chiamato ad effettuare (ToDo List): ogni utente ha ben chiaro quali sono i task che deve svolgere in ordine di priorità e di scadenza?
  • verificare l’effettiva versione del documento: l’ultima versione del file su cui stiamo lavorando è effettivamente la più recente oppure più utenti stanno lavorando a versioni diverse del file?

Ecco perché lo strumento di posta elettronica non può più bastare per avere sempre sotto controllo i tuoi processi aziendali.

Proprio in questo momento è fondamentale avvalersi di uno strumento costruito ad hoc, che può aiutare la tua azienda ad ottimizzare la gestione dei processi ed incrementare l’efficienza della comunicazione tra gli utenti (siano essi in ufficio o in smart working): la gestione documentale.

La gestione documentale proposta da Sinetica Software consente di impostare i tuoi processi aziendali attraverso dei workflow memorizzati, condivisibili e visualizzabili in forma grafica.
In quali operazioni può aiutarti il DMS (Document Management System)?

  • definire i compiti che gli utenti devono svolgere rispettando eventuali scadenze e priorità
  • notificare e sollecitare eventuali azioni da compiere
  • gestire opportunamente le differenti versioni dei documenti
  • migliorare la comunicazione fra i reparti aziendali
  • definire delle regole comuni di condivisione delle informazioni rispettando la sicurezza e i livelli di accesso.

Anche nella tua azienda si continua ad utilizzare la posta elettronica in modo “improprio”?
Allora è arrivato il momento di dare una svolta al tuo modo di gestire i processi… contattaci per una demo sul nostro DMS.

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